Dienstag, 18. Juni 2024
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Die digitale Akte wird in Reinickendorf bald eingeführt

Digitale Akte wird eingeführt

Der Start der digitalen Akte in Reinickendorf steht bevor. In den vergangenen Monaten sind mit engagierter Projektarbeit in neun verschiedenen Pilotbereichen des Bezirksamtes Reinickendorf die organisatorischen und technischen Voraussetzungen zur Einführung der landeseinheitlichen Softwarelösung für die digitale Akte geschaffen worden.
Mit der digitalen Akte können Dokumente nicht nur revisionssicher bearbeitet und gespeichert, sondern auch effizient digital innerhalb des Bezirksamtes und bald auch zwischen den Behörden des Landes Berlin übermittelt werden. Das wird eine enorme Arbeitserleichterung darstellen und Entscheidungsabläufe beschleunigen.

Erst testen – dann schrittweise einführen

Nach dem Abschluss letzter Tests steht der Start der digitalen Akte in den ersten Organisationseinheiten unmittelbar bevor. Ein sehr wichtiger Meilenstein auf dem Weg zur digitalen Bezirksverwaltung wird dabei erreicht.

Zu den ersten Startbereichen gehören u.a. das Büro der Bezirksverordnetenversammlung, das Rechtsamt, Teile des Organisations- und Personalbereichs, der Verwaltungsbereich im Ordnungsamt und die Betreuungsstelle im Amt für Soziales.
Zunächst werden ca. 100 Beschäftigte mit der digitalen Akte arbeiten. Der Einführungsprozess wird im Jahr 2024 schrittweise mit weiteren Bereichen der Behörde fortgesetzt, von denen einige bereits in den Startlöchern stehen. Insgesamt werden ca. 1.500 IT-Arbeitsplätze des Bezirksamtes mit der Software ausgestattet.

Digitale Akte – ein Gewinn für alle Bürger

Bezirksbürgermeisterin Emine Demirbüken-Wegner (CDU) sagte dazu: „Die Einführung der digitalen Akte ist unumgänglich, um den steigenden Anforderungen an Effizienz, Zusammenarbeit, Datensicherheit und Bürgerorientierung gerecht zu werden und eine moderne, zukunftsorientierte Bezirksverwaltung zu sein. Eine zeitgemäße Software- und Hardwareausstattung macht unsere Bezirksverwaltung auch als Arbeitgeber attraktiver und ermöglicht noch mehr Flexibilität im Behördenalltag. Mit der Einführung der digitalen Akte wird aus dieser Zukunftsvision nun bald Realität. Erste Erfahrungen zeigen, dass die digitale Akte langwierige analoge Arbeitsabläufe durch effiziente digitale Prozesse ersetzen kann. Dies ist ein Gewinn für uns alle! Hiervon werden letztlich sowohl die Reinickendorfer Bürgerinnen und Bürger als auch die Wirtschaft profitieren.“

Digitalisierung — ein fortlaufender Prozess

Noch ist nicht alles perfekt! — Bei der derzeitigen Softwarelösung und beim Scanprozess der Dokumente muss noch an verschiedenen Stellen auf Landesebene nachgesteuert werden. Der eingeschlagene Weg ist aber auch Sicht des Bezirks richtig und alternativlos. Mit in der Pilotphase gesammelten Erfahrungswerten könne auch eine bedarfsgerechte Anpassung und Weiterentwicklung erfolgen.

Die optimale Integration der digitalen Akte in den Arbeitsalltag erfordert einen längeren Atem. Das Bezirksamt Reinickendorf sei aus Sicht der Bezirksbürgermeisterin bereits auf einem sehr guten Weg, der konsequent weitergegangen werde.
Die Einführung der Digitalen Akte soll übrigens berlinweit im Jahr 2025 abgeschlossen werden. Das landesweite Großprojekt wurde von der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport in der letzten Legislaturperiode vorbereitet und verantwortet.
Im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens wurde die Realisierung der IKT-Technik an die Firma Materna Information & Communications SE vergeben. Sie wird mit der Software „nscale“ des Herstellers Ceyoniq die Standardsoftware für den künftigen IKT-Basisdienst Digitale Akte bereitstellen.

Die Verwaltungsdigitalisierung ist inzwischen Chefsache, und wird von der Senatskanzlei verantwortet.

Mehr Informationen:

Digitale Akte